Personvernerklæring – Rekruttering

1. Introduksjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi hos Rejlers behandler personopplysningene dine («opplysningene») i forbindelse med rekrutteringsprosessen vår. For å sikre en sømløs prosess bruker vi Teamtailor-plattformen som vårt viktigste rekrutteringsverktøy.
Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlige for å sikre at opplysningene dine behandles på en lovlig måte. Vi samler inn og bruker opplysningene dine for å gjennomføre rekrutteringsprosessen. I dette baserer vi oss primært på vår berettigede interesse og, i noen tilfeller, ditt samtykke. Vi tar personvernet ditt på største alvor, og ønsker å gi deg tydelig og god informasjon.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi håndterer opplysningene du oppgir eller som vi samler inn i løpet av rekrutteringsprosessen. Hvis du ansattes, vil vi også bruke opplysningene dine til å administrere ansettelsesforholdet. Vi behandler informasjon om følgende:
• kontakt- og identifikasjonsinformasjon som navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer
• språkkunnskaper
• innholdet i filvedlegg
• utdanning, sertifikater og annen kompetanse
• jobbhistorikk
• anbefalinger
• annen informasjon som er relevant for jobben
Vi kan også behandle informasjon fra videointervjuer og egnethetsvurderinger. Du kan også frivillig oppgi ytterligere opplysninger som ikke er oppført ovenfor.

3. Hvordan samler vi inn personopplysninger om deg?

Vi samler inn opplysningene dine når du:
• fyller ut en søknad på rekrutteringsplattformen vår
• gir oss opplysninger via tredjeparter som LinkedIn
• kommuniserer med ansatte hos oss via rekrutteringsplattformen
• oppgir identifiserbar informasjon via chat eller på nettstedet vårt
Med ditt samtykke kan vi samle inn data fra personer som har anbefalt deg. For direkte søk («sourcing») kan vi samle inn opplysninger fra tredjeparter som LinkedIn, men lagrer ikke dette uten samtykke fra deg.
Ansatte hos oss kan også anbefale potensielle kandidater. Når de gjør det, gir de oss informasjon om disse potensielle kandidatene. Hvis en anbefalte person gir sitt samtykke, blir vedkommende da ansett som en jobbsøker som omfattes av denne personvernerklæringen. Vi samler inn og behandler kun opplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen.

4. Hvorfor behandler vi personopplysningene dine?

Vi bruker opplysningene dine til å bemanne ledige stillinger og oppfylle våre juridiske forpliktelser. De rettslige grunnlagene for behandlingen er ditt samtykke, vår berettigede interesse, kontraktrelaterte tiltak knyttet til det potensielle ansettelsesforholdet mellom oss samt juridiske forpliktelser som påhviler oss ved rekruttering.
Du har rett til å når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss (les mer om dette i avsnitt 9). Hvis du trekker tilbake samtykket, kan det imidlertid påvirke mulighetene dine til å søke på jobber eller bruke rekrutteringsplattformen. I visse tilfeller kan vi, basert på gjeldende lov eller vår berettigede interesse, beholde personopplysningene dine selv om du trekker tilbake samtykket ditt.
Når berettiget interesse er det rettslige grunnlaget for behandlingen, sørger vi for at behandlingen er rettferdig og i henhold til det du med rimelighet kan forvente.

5. Hvem har innsyn i personopplysningene dine?

Vi verken selger eller utleverer opplysninger til tredjeparter uten at det foreligger et rettslig grunnlag for dette. Vi kan dele opplysninger med pålitelige tjenesteleverandører, herunder leverandøren av rekrutteringsplattformen vår, server- og hostingselskaper, leverandører av e-posttjenester, videobehandlingsselskaper og andre eventuelle leverandører og underleverandører som er involvert i rekrutteringsprosessen. Slike leverandører behandler kun opplysninger om deg i henhold til våre instruksjoner og for formålene som er oppgitt i denne personvernerklæringen. Vi sørger for at eventuelle opplysninger som deles, er underlagt tilstrekkelig beskyttelse, samt at kontraktene med disse leverandørene inneholder tilstrekkelige personvernvilkår.
Vi kan dele aggregerte opplysninger, for eksempel om internettrafikk eller stedsstatistikk, med tredjeparter. Disse opplysningene identifiserer ikke enkeltpersoner og regnes ikke som personopplysninger. Vi kan også bruke ikke-identifiserbare opplysninger for kombinerte analyser eller markedsundersøkelser.
Opplysninger kan også utleveres til myndigheter eller andre tredjeparter dersom det kreves av gjeldende lov, rettskraftige pålegg fra offentlige myndigheter eller mistanke om uredeligheter og avvik.

6. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi beholder opplysningene dine kun så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, eller i henhold til kravene i gjeldende lovgivning. Som hovedregel beholder vi opplysningene dine i to år fra varsel om rekrutteringsbeslutningen er gitt. Vi må oppbevare opplysningene dine i minst ett år for å overholde gjeldende lover om likestilling og ikke-diskriminering. Du kan be om sletting etter ett år.
Merk at dersom du kan være aktuell for stillinger som blir ledige i fremtiden, kan vi lagre opplysningene dine så lenge det er relevant. Kontakt oss hvis du ikke vil at opplysningene dine skal lagres med tanke på fremtidige muligheter. Etter samtykke fra deg kan vi beholde opplysningene dine lenger enn to år.
Vi kan også beholde dem lenger dersom det er nødvendig av juridiske årsaker, for eksempel i forbindelse med rettslige krav, rettssaker eller interne granskninger.

7. Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?

Hos oss har personvern høyeste prioritet. Vi jobber aktivt med å hold opplysningene dine trygge. Vi iverksetter alle tekniske og organisatoriske tiltak som med rimelighet kan forventes, for å sikre at opplysningene behandles på en måte som er sikker og beskyttet mot tap, utilsiktet tilintetgjøring, misbruk og uautorisert tilgang eller endring i samsvar med denne personvernerklæringen og personvernforordningen, samt annen gjeldende lovgivning.
Vi beskytter de digitale databasene våre med brannmurer, antivirusprogramvare, krypterte tilkoblinger og andre standard sikkerhetstiltak. Fysisk materiale lagres på sikre lokaliteter som uvedkommende ikke har tilgang til. Tilgang til opplysningene dine gis kun til autoriserte personer hos oss som har et tjenstlig behov for det, og er underlagt våre instruksjoner for behandling.
Vi overfører opplysningene dine til tjenesteleverandører utenfor EU/EØS kun når det er nødvendig for teknisk og praktisk gjennomføring av databehandling, for eksempel hvis en tjenesteleverandør har sin virksomhet utenfor disse områdene. I slike tilfeller påser vi at de har egnede sikkerhets- og personverntiltak på plass.

8. Dine rettigheter

I henhold til personvernlovgivningen har du som søker rett til:
• å få informasjon om databehandlingen
• innsyn i opplysningene
• retting av opplysningene
• sletting eller begrenset behandling av opplysningene
• å motta opplysningene dine i et maskinlesbart format og overføre dem til et annet system
• å protestere mot behandlingen av opplysningene
Anvendelsen og omfanget av ovennevnte rettigheter bestemmes fra sak til sak i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Du kan utøve disse rettighetene ved å kontakte oss (se avsnitt 9). Det kan hende at vi må bekrefte identiteten din før forespørselen din kan behandles.
Vær oppmerksom på at hvis vi etter forespørselen din om å trekke tilbake samtykker eller begrense eller slette personopplysninger om deg, kan det hende at du ikke lenger kan motta tjenester du tidligere har mottatt, bestilt eller bedt om.
Hvis du mener at behandlingen av personopplysningene dine ikke er lovlig, har du rett til å inngi en klage til den relevante tilsynsmyndigheten i tabellen nedenfor.

9. Kontaktinformasjon

For henvendelser angående personopplysningene dine kan du bruke kontaktinformasjonen nedenfor:

10. Endringer

Vi kan etter eget skjønn oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på nettsiden vår eller via rekrutteringsplattformen. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer via e-post eller ved å oppdatere erklæringen på nettstedet vårt og rekrutteringsplattformen.